Google Workspace（グーグル・ワークスペース）とは？そのメリットと注意点
日々の業務を行う際に、MicrosoftのWord、ExcelなどのOfficeソフトを使っている方が一定数いる一方で、Googleが提供するWordのような文章作成アプリであるGoogleドキュメント、Excelのような表計算アプリであるGoogleスプレッドシートなどを利用している方も最近は増えてきたようです。
今回はそれらのGoogleのアプリ（サービス）をビジネスで使うために用意されたGoogle Workspace（グーグル・ワークスペース）というサービスについてそのメリットと注意点をご紹介しますので、是非参考にしてみてください。
目次
- Google Workspace（グーグル・ワークスペース）とは？
- Google Workspaceのメリット
2-1.カスタムメールの取得ができる
2-2.ストレージが増設される
2-3.WEB会議ツールの利用可能範囲が拡充される - Google Workspaceの注意点
- まとめ
Google Workspace（グーグル・ワークスペース）とは？
Google Workspaceは、Googleが提供するビジネス向けのグループウェア（企業などの組織内のネットワークを活用したソフト）です。
過去には「G suite（ジー・スイート）」という名前でしたが、2020年「Google Workspace」に名称が変更されました。
Google Workspaceは、Microsoft社の「Microsoft365」のようなサブスクリプション型のサービスで、契約期間中はGoogleの各サービスごとに、さまざまな恩恵を受けることができます。
※サブスクリプション型…定期購読型とも。毎月、または毎年の単位で支払いを行い、支払いを続けている間だけサービスが利用でき、不要になれば定期購読を解約できるというメリットがある
Google Workspaceのメリット
カスタムメールの取得ができる
今ではビジネスの場で使用される機会も増えてきたGmail。しかし、ビジネスの場でメールアドレスにGmailを含むフリーメールを使用することには賛否両論あるようです。（フリーメールは無料で作れて、セキュリティ面での不安が残るため）
その点Google Workspaceでは、「〇〇＠gmail.com」のようなメールアドレスではなく、「@yourcompany」のような企業向けにカスタムしたメールアドレスの作成ができ、企業の信頼性を高めることができるのが大きなメリットだと言えます。
また、「sales@yourcompany」のようなグループごとのメーリングリスト（複数の人に対して一斉にメールを送れる仕組み）も作成できるので、「営業部にメールを一斉送信」のようにメールを部署単位で管理することができ、業務効率を上げることができるのも嬉しいポイントです。
ストレージが増設される
Google Workspaceではそれぞれのソフトをパソコンにインストールして使うのではなく、クラウドベース（クラウドというインターネット上にデータを保存する仕組みを基本にした作業）で業務を進めることになります。
それにより、社員間でデータを共同編集しやすくなったり、万が一パソコンのトラブルがあった際にデータが消えてしまうというリスクを減らしたりすることができます。（クラウド上にデータのバックアップが自動保存されるため）
Google Workspaceはプランごとに、このクラウドのストレージが増設されます。このストレージというのは「棚」をイメージするとわかりやすいかもしれません。
プライベートの書斎では、自分が読んでいる本、書類などを置く場所さえ確保できれば大丈夫なので、それほど大きな棚を用意しなくても済む事が多いですよね。
しかし、ビジネスにおいては「契約書や請求書」「クライアント向けの資料」「参考書籍やパンフレット」など様々なものを保存する必要が生まれるので、必然的に棚のサイズも大きくなっていきます。
このような紙のデータをパソコンを使って作成・編集することになると、それだけインターネット上にも大きな棚、つまりストレージが必要ということになります。
Google Workspaceではビジネス規模に合わせてプランを選ぶことができ、ストレージも各プランごとに異なるので、実際に申し込む際には「自社のビジネス規模では、今後どれだけストレージが必要になりそうか」というのをよく考えて選ぶのがよいと言えます。
※詳細な料金ついてはGoogle Workspaceの料金ページをご参照ください
URL:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html
WEB会議ツールの利用可能範囲が拡充される
昨今のテレワークの需要増加に伴い、一気に普及したZOOMなどのWEB会議ツール（インターネットを使ったビデオ会議や、資料の共有などを行えるツール）。Google Workspaceでは、このWEB会議ツールとして「Google Meet（グーグルミート）」というサービスを利用できます。
無料版Google Meetでは「参加人数100人まで、最長60分間」という制限がありますが、Google Workspaceではこの制限時間がなくなり（厳密には一回辺り24時間以内となっています）、プランごとにより多くの人数が同時に参加可能になります。
また上位プランでは、「会議の録画」「出欠状況の確認」などのオプション機能が使えるようになるので、この点もGoogle Workspaceを契約するメリットだと言えます。
Google Workspaceの注意点
Google Workspaceを利用する際には、各サービスが日本国内での利用に対応しているかどうかという点に注意した方がよいでしょう。
例えば、Google Workspaceの料金表には「Google Voice（グーグルボイス）」というGoogleが提供する電話サービスがプランに含まれているという記載があります。
Google Voiceは、AI機能により迷惑電話のブロックや、留守番電話の文字起こしなどの機能を使うことができ、非常に便利なサービスのようですが、詳しく調べてみると2021年6月時点ではまだ日本国内での利用に完全には対応していないサービスだということがわかりました。
このように、Google Workspaceの料金表に記載があっても日本国内ではまだ利用できないサービスも一部あるようなので、その点は心配であれば契約前にメールなどで問い合わせをしてみるのがよさそうです。
まとめ
ここまで、Google Workspaceの詳細についてご紹介してきました。
まとめると、Google Workspaceは主に以下の3つの恩恵を受けられるサービスです。
・企業用のカスタムメールの取得
・データ保存のためのストレージの増加
・WEB会議ツールの利用可能範囲の拡充
今回の記事が、Google Workspaceを導入する際の参考になれば幸いです。
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ライター：井上
