採用通知を電話で伝える際のポイント
企業の採用活動において、選考結果の通知を応募者に行う際に電話を使うところも多いのではないでしょうか。
今回は採用通知を電話で行う際のポイントについて簡単にご紹介します。
目次
電話で採用通知を行うメリット
最近はメールで採用通知を行う企業も増えてきていますが、もともとは電話で採用通知を行うのが一般的のようです。
電話で採用通知を行う場合、電話の受け答えから応募者の反応を感じやすく、内定辞退に早く気づきやすいというメリットがあります。
電話をかけた時に自社へ入社する可能性が低いと感じた場合は、早めに追加で採用人数の確保を行うことができます。
このような理由から採用通知を電話で行うメリットは大きいと言えます。
電話で採用通知を行うポイント
電話をかける時間帯
電話は会社の就業時間外にしないように注意しましょう。
就業時間外に電話をすると、残業の多い会社だと思われてしまい印象が悪くなってしまいます。
しかし、日中は学生が授業やアルバイト中で電話に出られないケースもあります。
電話をかけて留守番電話につながった場合は「社名」「氏名」「要件」「再度連絡をする時間帯」をメッセージに残しましょう。
入社意思の確認
採用通知を電話で行う場合は内定辞退の可能性に気づくことができるというメリットがあります。
もし、内定者に入社を辞退された場合は代わりの人を採用する必要があります。
未内定の学生がいる早い時期のほうが人材の再選考には有利だと言えます。
他社の結果待ちの場合には、自社の志望度合いや結果がわかる時期を確認して、第一志望が自社でない場合は、自社を選んでもらうようにアプローチをすることも大切になります。
万が一内定辞退の申し出があった場合は、今後の採用活動の参考にするために理由もあわせて確認するようにしましょう。
ただし、「辞退する」という申し出は内定者にとっては言いにくい内容です。電話だと「なぜ辞退するのか？」という疑問や困惑、動揺が声に出やすいので、「差し支えなければ、辞退の理由をお伺いしてもいいですか？」と相手を委縮させないような言い方を心がけましょう。
電話で使える例文
担当者：株式会社〇〇、人事の〇〇と申します。
担当者：先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討しました結果、○○様は採用ということになりました。
応募者：ありがとうございます。
担当者：早速ですが入社に際しての打ち合わせを行いたいと思います。来週でご都合のよい日を教えていただけますか？
応募者：○○日は空いています。
担当者：では、〇〇日の○○時にご来社いただけますでしょうか？
応募者：かしこまりました。
担当者：打ち合わせの詳細はまたメールにてご連絡いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
事前に確認項目を作っておき、それに合わせてやりとりをするのがオススメです。
まとめ
ここまで、採用通知を電話で伝える際のポイントについてご紹介してきました。
まとめると、
電話で採用通知を行う場合、電話の受け答えから応募者の反応を感じやすいので、内定辞退に早く気づきやすいというメリットがあります。
また、電話は会社の就業時間内にするように気をつけること、電話で応募の意思を確認することが大切です。
今回の記事が採用活動についての参考になれば幸いです。
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ライター：井上
