失敗には理由がある！テレワーク成功のコツ
働き方のひとつとしてすっかり浸透したテレワークですが、「導入してみたけど、うまくいかない…」なんてお悩みを抱えている方もいらっしゃるかもしれません。
今回は、多くの企業が導入した今だからこそわかる、テレワーク成功のコツについてのお話です。
目次
- テレワークとは
- 主な取り組みとメリット
- 上手くいかないのはなぜ？
3-1.コミュニケーション不足
3-2.モチベーションが保てない
3-3.ツールが活用できない - 成功のコツ
4-1.連絡のハードルを下げる
4-2.目標とフローを明確にする
4-3.ルールの明文化と丁寧な研修 - まとめ
テレワークとは
インターネットを活用し、オフィス以外の場所から勤務する形態、仕組みのことです。
テレワーク（telework）は「離れた場所」を意味する「tele」と「働く」という意味の「work」を組み合わせてできた造語です。この形態で働く人を「テレワーカー」と呼ぶこともあります。
リモートワーク（remotework）という言葉もありますが、日本ではほぼ同じ意味の言葉として使われています。
主な取り組みとメリット
自宅などのオフィス外で業務を行い、クラウドサービスやメールで成果物のデータをやりとする形態です。物理的な通勤が不要ということで、以下のようなメリットが挙げられています。
・遠方在住者の勤務が可能
・育児や介護で時短を希望する人の選択肢が増える
・通勤時間をプライベートに当てられる
・結果的に人材不足が解消される
上手くいかないのはなぜ？
まだまだ「当たり前の働き方」と呼ぶには馴染みのないテレワーク。失敗しやすいポイントや不便に感じられる部分をまとめたので、「うまくいかなかった」という方も「これから導入するから気を付けたい」という方も、一度チェックしてみてください。
コミュニケーション不足
テレワークの大きな壁として挙げられるコミュニケーション問題。
ふだんは資料片手に指さしながら「ここってこういうことですか？」「そうですよ」「わかりました。ありがとうございます」と気軽にやりとりできていたことが、すべてツール頼りになります。資料を添付して文面を考えて返信を待つ…と考えると、やはりちょっと手間ですよね。
コミュニケーションに対するハードルが上がることで、確認すべきことを後回しにしたり、自己判断で進めてしまったり、ということも起こりえます。
逆に、「進捗が気になって部下に確認を入れたら、頻度が高すぎて業務の邪魔に…」なんて話もよくあります。ふだん以上に従業員間の距離感が難しくなるのが失敗のポイントです。
モチベーションが保てない
スーツを着て職場に足を踏み入れるだけで、仕事のスイッチが入る、という方も多いのではないでしょうか。 テレワークは自宅でリラックスしながら好きな恰好で仕事ができる、という点がメリットですが、同時に仕事とプライベートの区切りがしにくくなります。「ついダラダラしてしまって進まない…」と生産性が落ちたり、「終わりどころがわからずに働きすぎてしまう…」と過労を招いたり、ということにも。
ツールが活用できない
最初から慣れないものを使いこなすのは、やはりなかなか難しいもの。とくに、コミュニケーションはほぼオンラインツールに頼る形になるので、馴染みのない人は少し苦労するかもしれません。
成功のコツ
上記の失敗を避けるにはどうしたらいいのか、簡単に取り組める方法をまとめました。ぜひ改善や準備の参考にしてみてください。
連絡のハードルを下げる
社内での確認事項は、ライトな文面やフォーマットの利用を可能にしておくだけで、気軽に連絡が取れます。
例えば、ふだんなら「お疲れ様です。確認していただきたいことがあり…」とメールを打たなければならないところを、用件のみでよい形にしたり、「この項目を埋めるだけでいい」というフォーマットを作っておきます。
企業によっては、ふだんから社内チャットツールで雑談を交わし、立場を問わずに質問がしやすい雰囲気づくりをしているところも。
オフィスで「今日は涼しいね」「明日は気温が上がるそうですよ」なんて雑談を交わすような姿勢で、オンラインのコミュニケーションツールを活用できるといいかもしれません。
目標とフローを明確にする
「いつまでに何をどう使ってこれを終わらせればいいのか」を明確にしておきます。
通常勤務から在宅勤務に切り替わると、作業環境が変わります。指示する側は「いつも通りの仕事を在宅でやるだけ」だと思っていても、「オフィスにあったこれが使えないから、べつの方法を使わなくては」という方もいるかもしれません。あるいは、同居している家族の事情で進捗が変わることもあります。
環境からくる不便さや遅れは、生産性とモチベーションを下げることに。
お互いにスタートからゴールまでのシミュレーションをして、しっかりと認識の共有をしておきましょう。素早く進めるのが難しい部分は、なるべく事前に対策しておくといいですね。
ルールの明文化と丁寧な研修
自由度の高いテレワークだからこそ、勤務時間や情報管理のルールは明文化しておきます。むやみに残業やデータのやりとりを禁止するのではなく、状況に応じて臨機応変に対応できるといいですね。
不測の事態の対処に時差が生じてしまいがちな勤務形態ですが、導入ツールの研修を丁寧に行うことで、トラブルが起きても最小限に抑えられます。
まとめ
テレワークの失敗しがちなポイントと、それを回避して成功するコツをご紹介しました。
実際に働いたときの場面を明確にシミュレーションし、念入りな事前準備と柔軟な対応が成功のポイントになりそうですね。テレワークだけではなく、ふだんの働き方にも同じことが言えるかも、なんて部分もあったのではないでしょうか。
テクノロジーの進化に合わせて働き方も少しずつ変わっていきます。社風や働く社員に合わせた適切な手段が選べるよう、少しでも参考になれば幸いです。
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ライター：野倉
