オンライン説明会 メリットと成功のコツを紹介
先日ご紹介したオンライン採用の記事から少し掘り下げて、今回はオンライン説明会についてお話しいたします。
前回の記事はこちらです。よければご参照ください。
↓
オンライン採用のメリットと最適なツールとは？
https://web-wwc.com/blog/3059
目次
- オンライン説明会とは
1-1.録画配信型
1-2.ライブ配信型 - メリット
2-1.場所や時間の制限がない
2-2.先進的なイメージが付く
2-3.録画したものを参加者が見返せる - デメリット
3-1.初期導入コスト
3-2.通信トラブルの対処
3-3.参加者の反応がわかりにくい - 成功するためのコツ
4-1.ツールの使い方を確認
4-2.スライドはシンプルに
4-3.リハーサルは念入りに行う - まとめ
オンライン説明会とは
パソコンやスマホ、タブレットを活用して、動画配信によるインターネット上の会社説明会のことです。「WEB説明会」や「リモート説明会」と呼ぶこともあります。
大きく分けて、「録画配信型（オンデマンド型）」と「ライブ配信型」の2種類あります。
録画配信型
録画配信型は、事前に収録した動画を配信する方法です。参加者とのコミュニケーションをとることはできませんが、編集によって質の高い内容にできる、好きなときに配信・視聴ができる、一時停止や繰り返しの再生が可能、といったメリットがあります。
配信側、参加側双方にとってハードルが低い方法なので、気軽に導入でき、多くの参加者が期待できます。
ライブ配信型
ライブ配信型は、参加者のコメントをリアルタイムに反映しながら進めるビデオ通話形式です。
タイムキープが難しい、通信トラブル対応やコメント反映などの並行作業が多い、といったデメリットはありますが、参加者の反応がリアルタイムで見られます。実際の説明会に近い形で行えるのが大きなメリットです。
メリット
そもそもオンライン説明会の何がいいのか？おすすめできるポイントをいくつかご紹介します。
場所や時間の制限がない
自宅や外出先からでも参加・視聴ができるのがオンライン説明会のいいところです。
開催にあたっての会場の確保や参加費などの心配がないので、大幅なコストの削減が可能です。移動時間や交通費がかからないため、参加者にとっても負担が少なく、通常の説明会より多くの人数が期待できるかもしれません。
先進的なイメージが付く
テレワーク、リモートワークをはじめ、オンライン業務を導入する企業が増えてきています。
説明会もオンラインで行うことで、参加者には時代に合わせた先進的なイメージを持ってもらえます。
録画したものを参加者が見返せる
録画配信型のメリットでも挙げましたが、「もう一度確認できる」というのは大きなメリットです。
説明会参加後、いざ内容を振り返ってみると「そういえばあれってどういうことなんだろう」と理解度が低いまま終わってしまったり、「○○って何って言っていたっけ？」とうっかり失念してしまったり、ということも。
繰り返し再生ができれば、理解できるまで何度も見返したり、該当の箇所まで飛ばすこともできます。
デメリット
克服したい課題として、デメリットもいくつかご紹介します。
初期導入コスト
カメラやマイク、配信サービスの利用料金など、自社に設備がない場合は初期コストがかかります。機材はレンタル、リースサービスを使う、配信サービスは無料プランを試して適切なものに決める、など慎重に選んいきたいですね。
通信トラブルの対処
特にライブ配信型で注意したいのが、配信中のトラブルです。
映像が映らない、音声が届かない、コメントが反映されない、など、本番中に限って起こりがちなもの。適切に対応できないと、会社のアピールの場である説明会でマイナスの印象を与えてしまうこともあります。起こりえるトラブルを事前に予測して、素早い対処ができるように準備しておきましょう。
参加者の反応がわかりにくい
録画配信型は一方的なツールなので、説明会を見た参加者の反応が知りたい場合は、アンケートに誘導するなどしてフィードバックが得られる工夫が必要です。
ライブ配信型は参加者のコメントや通話がすぐに届くという点がメリットですが、やはり実対面と比べると、間や空気感といったものは不透明になりがち。オフラインの説明会より丁寧なコミュニケーションをとることで、有意義な説明会にしたいですね。
成功するためのコツ
メリット、デメリットを両方挙げましたが、上手に活用すればデメリットの回避や想定以上の効果を上げられることもあります。注意しておきたいポイントをいくつか解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
ツールの使い方を確認
配信者としての使い方はもちろん、参加者側の使い方も把握しておきましょう。開催する側である以上、基本的な機能については参加者のアシストができるレベルにしておきたいですね。
参加者側から質問されやすい項目は、「ミュートのやり方（自分側の音声の切り方）」や「チャットツールの使い方」などです。
難しい機能を使いこなす必要はないので、基礎的な部分は網羅しておきましょう。サービスの公式サイトにあるQ&Aには一通り目を通したほうがいいかもしれませんね。
スライドはシンプルに
画面の映像越しでは、スライドの見え方も違ってきます。スマートフォンで参加している場合は、小さな文字が読めない、通信量が多すぎてアニメーションがカクつく、なんてことも。
スライドはとにかく見やすくシンプルに。さまざまな環境での視聴を想定しておきましょう。
リハーサルは念入りに行う
映像や音声のチェック、カメラの角度など、本番に近い形でリハーサルを行います。とくにライブ配信型は、実際のアプリケーションを通してみるとどのように見えるか、参加者側からのチェックも必要です。
会場とする場所の環境によっては、スピーカーよりイヤホンを使った方がよい、室外の音声が入ってしまうので開催時間を考え直したほうが…といった問題も出てきます。
リハーサルを行うことで、当日のトラブルを防ぎたいですね。
まとめ
後から何度でも視聴できる録画配信型、リアルタイムの反応がわかるライブ配信型、二つのオンライン説明会についてご説明しました。
距離や時間の融通がきくことで気軽さが増す、というメリットの一方で、事前準備をしっかり行わないと当日のトラブルによる失敗を招いてしまう、というデメリットもあります。企業側、求職者側ともにメリットの多いオンライン説明会、シミュレーションをしっかり行って、有効に活用していきたいですね。
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ライター：野倉
